9.1 Organisatiestructuur

De bestuurlijke aandacht in het externe krachtenveld ging vooral uit naar de opbouw van de samenwerking met Stichting Kopwerk, naar het creëren van een dekkend aanbod aan voorzieningen voor passend onderwijs in het Samenwerkingsverband Kop van Noord-Holland, en naar de Regiegroep Wetenschap en Technologie Noord-Holland Flevoland. De bestuurder van Surplus is voorzitter van de Regiegroep Wetenschap en Technologie Noord-Holland Flevoland, die zich richt op onderwijsvernieuwing op gebied van talent-ontwikkeling en ontdekkend en ontwerpend leren.
Intern was de aandacht van de bestuurder gericht op het stimuleren van de processen van kwaliteitsverbetering en de onderwijsvernieuwing vanuit de directeurengroep zelf, volgens het Rijnlands model. Onderlinge audits, school-overstijgende projecten als ‘Alle kansen op school’, coaching van nieuwe directeuren en het Surplusbreed inzetten van de leergang Pedagogisch Tact zijn daar de belangrijkste voorbeelden van. Surplus heeft daarmee weer een belangrijke stap gezet in de ontwikkeling van een permanent lerende organisatie.

In 2015 is de Gemeenschappelijke medezeggenschapsraad Surplus (GMR) verder gegroeid tot een gezond functionerende medezeggenschapsraad voor Surplus. Volledig op sterkte met allemaal enthousiaste, betrokken en leergierige leden. Als nieuwe personeelsleden zijn geïnstalleerd Renée Zwaan en Sylvia Dekker. We hebben afscheid genomen van Cor de Graaf en Hedwig Baggen, dit in verband met het vertrek van het speciaal onderwijs cluster 2 naar de Stichting Viertaal per 1 augustus 2015.
Namens de oudergeleding zijn geïnstalleerd Katelijne van Spronsen en Maikel Bauer. We hebben afscheid genomen van Roland Ruiterman.
Voor de verdere samenstelling van de GMR verwijzen we naar de bijlagen.
De actuele thema’s in 2015 waren krimp en fusies, de samenwerking met Stichting Kopwerk en het vertrek van het speciaal onderwijs cluster 2 naar de Stichting Viertaal per 1 augustus 2015. Een volledig overzicht van door de GMR behandelde stukken vindt u in de bijlagen.

De GMR heeft in 2015 acht keer vergaderd. De GMR heeft het jaarlijkse gesprek met de Raad van Toezicht gevoerd op 22 april 2015.

De GMR heeft haar vergaderingen heringericht. Per onderwerp wordt bekeken of het zinvol is dit in een werkgroep voor te bereiden. Tijdens een intern gedeelte informeert de werkgroep de overige leden. De plenaire vergadering start daarna. Het doel is om steeds doelgerichter te vergaderen en aangeleverde stukken te behandelen.

Begin 2015 is het afrondend rapport van het Kohnstamm Instituut verschenen over het organisatieontwikkelingsproces van Surplus 'Van eiland naar Wijland'.
Het rapport geeft aan dat drie van de tien doelen van dit veranderingstraject grotendeels zijn gerealiseerd: versterking in de beleidsvoering, de verbinding binnen-buiten, de ontwikkeling naar een platte organisatie en zelfsturing. Zes doelen zijn in ontwikkeling en vragen om verdere ontwikkeling. Er springen echter twee doelen uit die in de volgende fase van het innovatieproces expliciet aandacht vragen. Dat zijn het vergroten van de efficiëncy en de kritische dialoog. Die zijn nog nauwelijks tot ontwikkeling gebracht. Die mening zijn zowel de directeuren als de staf toegedaan. De realisatie van deze doelen heeft de bestuurder meegegeven aan de procesbegeleiders als opdracht voor 2016.

De aanbevelingen zijn om goed te blijven reflecteren op de rol en positie van de procesbegeleiders, de structuur van het directeurenoverleg te verbeteren, beter te monitoren wat en hoe er formeel en informeel wordt geleerd en of het geleerde in de praktijk wordt toegepast en leidt tot innovatieve interventies op de werkvloer, en blijven zoeken naar meer verbinding tussen scholen op het niveau van de werkvloer.

Sinds 2012 controleert Deloitte accountants onze boeken. Het contract dat in 2015 afliep is na overleg met de auditcommissie aangepast naar een jaarcontract. De accountant heeft in november 2014 een managementletter opgemaakt die binnen de auditcommissie is besproken. Hierin werden geen grote onvolkomenheden geconstateerd. De aandachtspunten die zijn opgemerkt, zijn opgevolgd of ingepland. De controleverklaring is opgenomen in de overige gegevens.

Eén van onze directeuren heeft als taak om de noodzakelijke scholing voor de medewerkers tussenschoolse opvang (TSO) te organiseren en de TSO-beleidskaders te bewaken. Tevens fungeert deze als vraagbaak voor de scholen en TSO-coördinatoren van de scholen.