Vermogensontwikkeling, balans en exploitatie

Inleiding
De Commissie Vermogensbeheer Onderwijsinstellingen (Commissie Don) heeft in 2009 signaleringsgrenzen voorgesteld voor financiële kengetallen in het onderwijs. Deze rapportage is een geschikte plek om een toelichting te geven op de kengetallen van Surplus in relatie tot de landelijke signaleringsgrenzen. Belangrijk in het denken van de Commissie Don is dat het geld dat is bestemd voor het onderwijs optimaal moet worden ingezet. Dit onderkent Surplus ook, maar we houden wel rekening met het feit dat er middelen moeten worden aangehouden voor de continuïteit van de bedrijfsvoering. Zo moeten de rekeningen tijdig worden betaald en moeten er investeringen worden gepleegd. Niet al het kapitaal staat in liquide vorm op de bank. Een deel is geïnvesteerd in materialen zoals meubilair en digiborden. Dit is verwerkt in een nadere onderbouwing van onze financiële ruimte die hieronder is te vinden.   

Kapitaal versus financiële ruimte                     
Het kapitaal dat we binnen Surplus aanhouden is er om aan drie behoeften te voldoen. Ten eerste de behoefte aan investeringen in vaste activa, zoals computers en meubilair (financieringsliquiditeit). Ten tweede om te zorgen dat we onze rekeningen vlot kunnen betalen (transactieliquiditeit) en tenslotte ter dekking van financiële tegenvallers (bufferliquiditeit).         

Hieronder is een overzicht gegeven van het toetsingskader dat de Inspectie van het Onderwijs hanteert ter bepaling van de signaleringsgrenzen. Hierin staan de kengetallen van Surplus van voorgaande jaren, en van 2015. De kengetallen hebben betrekking op de geconsolideerde cijfers over het boekjaar 2015. Een kengetal blijft een momentopname per balansdatum en heeft daardoor zijn beperkingen.                        

Het totaal van het eigen vermogen is per 31 december 2015 € 6.760.581. Het eigen vermogen is in het boekjaar met € 395.000 afgenomen. Deze afname is  verklaarbaar doordat het behaalde resultaat van € 483.000 over 2015 is toegevoegd aan het eigen vermogen en een bedrag van € 832.000 is overgedragen aan Stichting VierTaal.

Hieruit blijkt dat Surplus wat liquiditeit betreft een beter uitgangspunt heeft dan de andere twee besturen. De solvabiliteit van Sarkon, alsmede het weerstandsvermogen en de kapitalisatiefactor zijn flink hoger dan Surplus en Kopwerk. Het weerstandsvermogen en de kapitalisatiefactor van Surplus en Kopwerk zijn redelijk vergelijkbaar. Uiteraard hebben we nog niet de beschikking over een vergelijk voor het jaar 2015.

De kengetallen zijn opgesteld op basis van de door de Commissie Don voorgeschreven ratio's en signaleringsgrenzen. Surplus hanteert deze grenzen als toetssteen voor haar financieel beleid. Met betrekking tot de financiële kengetallen voldoet Surplus aan de minimum eisen. Ook heeft Surplus bij enkele kengetallen een hogere uitkomst dan de signaleringsgrens. Surplus bekijkt regelmatig de mogelijkheden om de financiële middelen doelmatig in te zetten voor het onderwijs.   

Benutting financiële ruimte                     
In het strategisch beleidsplan van Surplus staan zeven speerpunten. Deze zijn eerder in dit rapport toegelicht. Ieder voorjaar werken scholen, staf en het bestuur deze speerpunten verder uit en vertalen ze financieel. Vanuit onze financiële ruimte proberen we extra investeringen te doen in de kwaliteit van het onderwijs en in onze medewerkers. De komende jaren zullen we naast de zogeheten 'Akkoordgelden' ook een deel van onze financiële ruimte gebruiken. Dat blijkt wel uit de meerjarenbegroting die verderop is te vinden. In de meerjarenbegroting is rekening gehouden met het vertrek van het (v)so uit Surplus, en het samenvoegen van enkele (te) kleine scholen.            
Beleid omtrent de algemene (=vrij besteedbare) reserve         
De algemene reserves dienen als buffer om onvoorziene financiële tegenvallers en risico's te dekken. Zij worden gevormd vanuit positieve exploitatieresultaten. Reserves kunnen - tijdelijk - worden ingezet ter dekking van de reguliere exploitatiekosten, mits we binnen de financiële kaders blijven. De hoogte van de algemene reserve toetsen we aan ons risicoprofiel dat we op basis van een risicoanalyse maken. Het bedrag van de algemene reserve bedraagt ultimo 2015 €  6.760.581.           .                           
Planning en control                     
Surplus kent een gebruikelijke PDCA-cyclus, waarbij het meerjaren strategisch beleidsplan leidend is. Jaarlijks werken we het meerjarenbeleidsplan bij en vertalen we dit vanuit het stichtingsbrede format naar een schoolspecifiek format. Onze zeven speerpunten zijn daarbij de pijlers. De begroting wordt van `onderaf` gemaakt - dus vanuit de scholen - en integraal voorgelegd aan alle geledingen.                  
Ieder kwartaal maken we een integrale rapportage met daarin de stand van zaken van onze organisatie op de realisatie van de zeven speerpunten en op de gebieden onderwijs, personeel, financiën, huisvesting en communicatie. Onze scholen ontvangen cockpitrapportages over hun financiën en formatie. De rapportages worden periodiek besproken met de bestuurder, de Raad van Toezicht, de staf en de schooldirecteuren. Jaarlijks maken we een jaarrapport, dat door de accountant wordt gecontroleerd. We bespreken onze - financiële - positie met onze stakeholders.                        
De belangrijkste processen en de verantwoordelijke functies zijn beschreven in het Handboek Administratieve Organisatie Surplus. Dit handboek is recentelijk aangepast aan de personele processen en de flow van facturen. In 2012 hebben we een keuze gemaakt om AFAS HRM in te voeren. In 2013 hebben we de personeelsdossiers gedigitaliseerd en zijn de werkprocessen opnieuw ontworpen en in workflows omgezet. Vanaf het najaar 2014 werken we met deze digitale workflows.  Zo hebben we sneller en gemakkelijker toegang hebben tot onze informatie en de processen stroomlijnen. Voor 2016 gaan we, samen met ons administratiekantoor, opnieuw   kijken naar onze workflows en gaan we over op een digitaal rapportagesysteem.

Conclusie                     
We zien een stijging van onze vrije ruimte, vooral door een afname van het kapitaal dat nodig is voor de investeringen. Dit is grotendeels te herleiden naar de omvang van de organisatie die in 2015 door o.a. het vertrek van de (v)so scholen kleiner is geworden. Uit deze kengetallen kan worden geconcludeerd dat Surplus per balansdatum voldoende financiële slagkracht heeft om eventuele toekomstige risico's op te vangen. Het beleid van Surplus is erop gericht om onderbenutting van kapitaal te voorkomen. Dit doen we door onze middelen beleidsmatig in te zetten en goed de risico's in ogenschouw te nemen.   

Analyse van de balans

Rubriek 1.2
De activa zijn behoorlijk in omvang gedaald. Naast het feit dat we in 2015 minder geïnvesteerd hebben dan we aan afschrijvingslasten hadden, speelt ook het vertrek van de (v)so-scholen en het sluiten van een aantal scholen hierin mee. We zien ook een verschuiving van investeringen van ICT naar huurvormen. Ook dit heeft invloed op de omvang van onze activa. De investeringen in leermiddelen zijn vergelijkbaar met andere jaren, maar ten opzichte van de begroting fors minder.

Rubriek 1.5. Vorderingen   
De vorderingen zijn iets gestegen doordat we nog wat open hebben staan in het kader van bouwprojecten en door een toename van de borg die we betalen voor het gebruik van tablets (Snappet).   

Rubriek 1.7. Liquide middelen   
De liquide middelen zijn per ultimo 2015 per saldo toegenomen. Voor de verklaring hiervan verwijzen we naar het kasstroomoverzicht.   

Rubriek 2.1. Eigen vermogen   
Het eigen vermogen is, ondanks het positieve resultaat, afgenomen. De reden hiervoor is de overdracht van reserves van de (v)so-scholen aan VierTaal. Er is ruim € 830.000,- overgedragen zodat deze scholen een goede start hebben bij de nieuwe organisatie.

Rubriek 2.3. Voorzieningen   
De voorzieningen zijn in omvang afgenomen. De WW-voorziening hebben we met bijna € 95.000 opgehoogd. Er zijn meer mensen de WW ingestroomd en we kregen minder uitkeringen vergoed van het Participatiefonds.Wegens het vertrek van de (v)so-scholen, sluiting van scholen en het overdragen van het beheer van schoolgebouwen aan de Woningstichting Den Helder, is de onderhoudsvoorziening lager geworden.  

Rubriek 2.4. Kortlopende schulden   
De kortlopende schulden zijn toegenomen. De reden hiervoor is dat we zekerheidshalve een bedrag apart hebben gezet voor het aanvullen van het kapitaal van Stichting Beheer Brede Scholen. Daarnaast hebben we een hoger saldo aan crediteuren per balansdatum en moeten we nog een vergoeding betalen voor het terughalen van belastinggelden uit voorgaande jaren.