Huurovereenkomsten
Voor de huur van kantoorruimte aan de Grotewallerweg 3-12 te Schagen is door Surplus een huurovereenkomst afgesloten met Toes Onroerend Goed BV. Ingangsdatum van de huurovereenkomst is 1 januari 2004. Deze overeenkomst had een looptijd van vijf jaar. In verband met een toename van de ruimtebehoefte is het oorspronkelijke huurcontract aangepast en is op 17 januari 2008 een nieuw huurcontract gesloten voor zowel de Grotewallerweg 3-12 en voor de aanpalende ruimte op de Grotewallerweg 3-13. De huurprijs bedraagt ongeveer € 53.000 per jaar. De overeenkomst is afgesloten voor een aansluitende periode van 5 jaar en eindigde op 31 december 2013. Momenteel wordt de overeenkomst voortgezet voor aansluitende perioden van telkens 1 jaar. Opzegging kan plaatsvinden aan het einde van een huurperiode, met inachtneming van een opzegtermijn van 1 jaar. De huurprijs wordt jaarlijks per 1 januari aangepast, in geval van stijging van het prijsindexcijfer voor de gezinsconsumptie. Het contract is verlengd tot 1 januari 2016 en pro forma opgezegd. Voor de nakoming van de verplichtingen is een borg betaald van € 4.725,-.
Kopieercontract
Er is in 2011 een raamovereenkomst gesloten met Ricoh Nederland voor de huur van kopieerapparatuur en bijbehorende verbruiksmaterialen en service. Het contract is ingegaan op 12 september 2011 en eindigt van rechtswege op 12 september 2016. Er is een optie om het contract met een jaar te verlengen. De vergoeding bestaat uit een vast bedrag per maand en een bedrag per afdruk. De contractuele verplichtingen bedragen ongeveer € 100.000 per jaar, Jaarlijks worden de prijzen aangepast conform de prijsindex. In 2012 is een addendum op dit contract afgesloten voor de dependance van de Burgemeester de Wildeschool locatie Zwaag. VierTaal heeft een deel van het contract overgenomen per 1-8-2015.
Schoonmaakcontract
Met CSU Cleaning Services is op 31-3-2014 een contract gesloten voor schoonmaakonderhoud. Het betreft een contract met een looptijd van vier jaar met een optie voor zes jaarlijkse verlengingen. Dit contract eindigt van rechtswege op 31-3-2024. De indexering is conform CBS schoonmaakbedrijven. De contractwaarde is € 470.000,- per jaar. VierTaal heeft een deel van het contract overgenomen per 1-8-2015.
Levering sanitaire producten
Met CWS Nederland BV is op 31-3-2014 een leasecontract gesloten voor het leveren van sanitaire voorzieningen. Het betreft een contract met een looptijd van vier jaar met een optie voor zes jaarlijkse verlengingen. Dit contract eindigt van rechtswege op 31-3-2024. De indexering is conform CBS schoonmaakbedrijven. De contractwaarde is € 65.000,- per jaar. VierTaal heeft een deel van het contract overgenomen per 1-8-2015.
Levering Glasbewassing
Met VS Schoonmaak BV is op 31-3-2014 een contract gesloten voor glasbewassing, Het betreft een contract met een looptijd van vier jaar met een optie voor zes jaarlijkse verlengingen. Dit contract eindigt van rechtswege op 31-3-2024. De indexering is conform CPI. De contractwaarde is € 23.000,- per jaar.
Inkoop leermiddelen
Met KG & Rolf BV ( voorheen Koks Gesto BV) is op29 januari 2015 een raamovereenkomst gesloten met de duur van vier jaar, die van rechtswege eindigt. Het betreft de levering van gebruiksmaterialen, verbruiksmaterialen en digitale educatieve toepassingen en ontwikkelingsmaterialen. De omvang van dit contract is ongeveer € 480.000 per jaar. Jaarlijks worden de prijzen aangepast conform de prijsindex.
Inkoop meubilair
De inkoop van schoolmeubilair is aanbesteed, de aanbesteding is geschonken aan de firma Reinders. Dit contract is van kracht geworden op 01-01-2012 en heeft een looptijd van 3 jaar met de mogelijkheid om deze met twee keer één jaar te verlengen, en eindigt rechtswege op 31-12-2015. De waarde van dit contract is € 200.000,-
Administratieve dienstverlening
In 2009 is een contract gesloten voor de financiële en personele administratie en salarisadministratie met Kinobi Onderwijsservice BV. Dit contract kent een looptijd van twee jaar met een stilzwijgende verlenging van twee jaar. In 2015 is een vijfjarig contract gesloten met een jaarlijkse opzegmogelijkheid indien Surplus besluit om de administratie in eigen beheer te gaan voeren. De contractwaarde is ongeveer € 330.000,- per jaar. De prijs wordt jaarlijks herzien op basis van te verwachten werkzaamheden, krimpend aantal scholen en de gestegen kosten. Het contract eindigt van rechtswege op 31-12-2020.
Netwerkbeheer en aanschaf Hardware
Per 1 april 2013 is een raamovereenkomst gesloten met Actacom Nederland BV in zake het technisch beheer van het gehele netwerk, het leveren van een elektronische leeromgeving en de levering van hardware, randapparatuur en netwerkapparatuur. Het contract heeft een looptijd van vier jaar en eindigt van rechtswege op 1 april 2017. Het contract heeft een waarde van € 400.000,- per jaar. De indexatie is o.b.v. de CPI.
Onderwijsbegeleiding
Met OBD Noordwest zijn twee overeenkomsten afgesloten. Enerzijds een volumecontract voor het schooljaar 2015-2016 voor het verlenen van advies- en opleidingsdiensten ter ondersteuning van de zeven speerpunten in het strategisch beleidsplan. Het betreft een contract voor de inzet van uren met een waarde van € 160.000,-. Anderzijds is een contract gesloten voor de afname van orthodidactisch/psychologisch onderzoek en participatie in de ondersteuningsteams. Het betreft een contract voor het schooljaar 2015-2016 met een waarde van € 74.000,-. Jaarlijks wordt het contract herijkt.
Levering van Energie
In juli 2015 heeft Surplus een contract gesloten met De vrije energie producent (DVEP). Zij leveren respectievelijk gas en elektriciteit. Het contract voor de levering van gas heeft een totale waarde van € 300.000 met een looptijd van 3,5 jaar en loopt tot en met 31-12-2018. Het contract dat is afgesloten voor de levering van elektriciteit heeft een totale waarde van € 150.000 en loopt tot 31-12-2018.
Onderhoudswerkzaamheden
In 2012 is met Woningstichting Den Helder overeengekomen dat deze stichting het klein onderhoud uitvoert voor de scholen van Surplus. Het contract loopt voor de periode van één jaar. Deze is sindsdien jaarlijks verlengd. De werkzaamheden worden uitgevoerd op regiebasis. De omvang van de waarde wordt geschat op € 120.000. De overeenkomst eindigde van rechtswege op 31-12-2015. Na overleg in november 2015 is besloten het contract voor 2016 wederom te verlengen met een jaar.
Samenwerkingsovereenkomsten
Passend Onderwijs
In het kader van Passend Onderwijs heeft Stichting Surplus een samenwerkingsovereenkomst gesloten voor een nieuw op te zetten cluster 4 -voorziening in de Waldervaart te Schagen, naast sbao De Tender. Deze overeenkomst is gesloten tussen Stichting Surplus, Stichting Parlan Jeugd Opvoedhulp, Stichting Aloysius en Stichting Samenwerkingsschool Den Helder. Partijen zetten zich gezamenlijk in voor kwalitatief hoogwaardig passend onderwijs, interdisciplinaire samenwerking en optimale toegankelijkheid van passend onderwijs. De exploitatielasten van de voorziening worden niet door Stichting Surplus gedragen. De voorbereidingswerkzaamheden bedragen ongeveer € 30.000,- in 2015.
Stichting Snappet
Voor het gegruik van tablets wordt naast een vergoeding die maandelijks opzegbaar is ook een borg gevraagd. Indien Snappet de betaalde borg van € 180.000,- niet kan restitueren omdat zij structureel niet aan haar financiële verplichtingen kan voldoen (bijvoorbeeld in het geval van faillissement), dan zal het eigendom van alle door Snappet geleverde hardware (tablets, oplaadsystemen, WIFI-faciliteiten en eventuele andere hardware) eigendom worden van de school of diegene die namens de school de borg heeft gedeponeerd. Snappet heeft expliciete en afdoende maatregelen genomen om in deze situaties al deze aan de school geleverde hardware in eigendom te doen overgaan aan de school indien en zodra de school haar rechten op verrekening jegens Snappet inroept.
Leasecontract vervoermiddel
Op 20 augustus is een vijfjarig leasecontract afgesloten als vervoermiddel voor de bestuurder. Het contract bevat een all-in huurcontract exclusief brandstofkosten. De omvang van het contract is ongeveer € 9.500 per jaar.
Gebeurtenissen na balansdatum
Alle gebeurtenissen die betrekking hebben op het verslagjaar 2015 zijn verwerkt in het jaarrapport. In 2016 is van belang te melden dat de het bestuur het besluit heeft genomen om per 1 augustus 2016 over te gaan tot de fusie tussen obs De Kolk (11SF) en De Mient (12TU), waarbij De Kolk niet meer zal bestaan. Daarnaast zijn de voorbereidingen getroffen tot een samenwerking tussen obs De Sluis (18KG) en cbs De Regenboog (07AR) om per 1 augustus 2016, waarbij cbs De Regenboog naar verwachting als zelfstandige school ophoudt te bestaan en samengaat met obs De Sluis.
In 2015 hebben de bestuurders van Stichting Kopwerk en Stichting Surplus voorbereidingen getroffen in een onderzoek naar vergaande samenwerking. In mei 2016 is een intentieovereenkomst gesloten om dit onderzoek verder uit te werken.